La globalización y la tecnología están generando cambios increíbles en la forma en que trabajamos y en las oficinas en que trabajamos. Por ejemplo, no es raro observar en la actualidad como el trabajo puede ser dividido en tareas más pequeñas y redistribuido alrededor del mundo. El trabajo solía ser un lugar al que uno iba, pero hoy en día, el trabajo es más una actividad que un lugar, los empleados pueden trabajar desde casa, en la vía, y desde el otro lado del mundo.
Según ciertos estudios realizados, el trabajo a distancia brinda una serie de beneficios tanto a empleadores como empleados. Estos últimos se sienten mejor porque están más cerca de sus familias y hogares; además, la productividad se incrementa, pues se suele extender el horario de trabajo, no pasan tanto tiempo tratando de llegar al lugar de trabajo o en reuniones improductivas y suelen retribuirle ese tiempo a las compañías. Algunas empresas han descubierto que permitirles a los empleados trabajar a distancia mejora el rendimiento de los mismos, pero también está en juego la oportunidad de contratar al mejor talento; se trata de no conformarse con un trabajador de la zona, sino poder contratar al mejor profesional del país.
Otro beneficio es la reducción de costos porque no hay gastos por concepto de traslados o bienes raíces; los empleados pueden trabajar a distancia desde su casa, cafetería, etc, esto le puede ahorrar a una compañía millones en costos inmobiliarios.
Sin embargo, tras dichas ventajas también se ciernen ciertos riesgos. El primer problema es cómo saber si los empleados están trabajando, otro problema es cómo crear una cultura corporativa que mantenga la cohesión entre los empleados y genere un sentido de pertenencia entre gente que raramente se ve. La necesidad de una conexión física o “en vivo” con colaboradores, puede ser la causa de que el trabajo virtual sea tan poco popular, esto se debe, además, a la actitud algo anticuada de la gerencia, que no permite a las organizaciones establecer cambios, que podrían ahorrar costos y tiempo (traslado de empleados a las oficinas, etc.). Es posible que los trabajadores teman otra cosa: perder el sentido de identidad y distinción. Trabajar en un equipo supone someter las ideas a la identidad intelectual de un grupo; mientras que en un equipo virtual, las contribuciones son depositadas en una base de datos y se convierten en propiedad de la organización. De manera similar, debido a que los trabajadores virtuales están aislados de sus colegas, pierden la oportunidad de beneficiarse de las ideas y experiencias de otras personas y así renovar sus propias reservas. Los investigadores recomiendan algunas estrategias para mejorar la efectividad de estos grupos, como: el uso de medios avanzados de videoconferencia, establecer programas de tutoreo y motivar a los miembros a asistir a conferencias.
Si se tiene en cuenta que esencial y técnicamente la oficina virtual, no es más que la unión de un computador generalmente portátil, con capacidad para comunicaciones, un teléfono digital móvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas específicos según la labor que desempeña el trabajador, cualquier empleado que cuente con estos instrumentos puede trabajar virtualmente, y además los equipos son cada vez más transnacionales: nadie está seguro de dónde está cada colega, pero lo más interesante es que a nadie le parece importar esta situación. Todos estos procesos se realizan gracias a la tecnología inalámbrica y a la Internet.
Internet es el banco de datos más grande en la actualidad; en ella podría encontrarse gran cantidad de información acerca de cualquier tema, lo que la hace de gran utilidad para maestros, estudiantes, científicos, músicos, niños y en general para cualquier persona. En la actualidad la velocidad de crecimiento de Internet es bastante grande debido a la cantidad de usuarios individuales e instituciones que se conectan día a día.
Al trabajar en Internet, es posible efectuar una infinidad de operaciones relacionadas con el manejo de la información, es decir, existe la posibilidad de establecer comunicación con cualquier lugar del planeta en donde exista un computador conectado a Internet. Pueden transmitirse archivos entre computadores, consultar información actualizada sobre algún tema determinado y mucho más.
A raíz del éxito de Internet, nace Intranet como una herramienta para las organizaciones y empresas que querían hacer uso de las ventajas que Internet brinda pero con un enfoque más interno. Esto es, una red con las mismas características de Internet a la cual sólo tiene acceso el personal de la organización, clientes de la misma, etc. Es aquí donde radica la diferencia entre estos dos tipos de redes, que en Internet el acceso a la información es público, y en Intranet se restringe a determinados usuarios.
Intranet es una nueva alternativa para las empresas que necesiten compartir información que se genera al interior de su organización. En otras palabras, es hacer uso y distribuir la información dentro de la empresa pero a la manera Internet.
El uso e implementación de la Intranet trae consigo ventajas tales como:
- Capacidad de accesar bases de datos sin importar el lugar en donde se encuentre la computadora, ni su arquitectura, ni su sistema operativo.
- Disponibilidad de la información a cualquier hora y desde cualquier lugar.
- Aprovechamiento de recursos tales como: multimedia, hipertexto y otras facilidades de la red corporativa como navegadores, herramientas de Java, etc., para desarrollar aplicaciones en la Intranet.
- Intranet es una manera rápida y eficaz para realizar transacciones internas.
- Útil en la comunicación con trabajadores, proveedores y clientes.
- Facilita a los empleados las consultas de información.
- Auxiliar eficiente en la planeación de citas y reuniones.
- Promueve el desarrollo del personal y su capacitación, así como también impulsa el trabajo en grupo.
- Es ideal para difundir información interna, tales como políticas, promociones, etc.
- Distribución de software de trabajo.
- Presentación de productos a clientes sin tener que desplazarse.
- Mensajería eficiente, por medio de correo electrónico.
Teniendo en cuenta las diversas funciones de la Internet y la Intranet se puede decir que: en la base de la empresa virtual se encuentran las comunicaciones unificadas, que combinan todo tipo de servicios de comunicación en un único servidor central que se comunica con un único programa en el ordenador del usuario. Estos servicios incluyen comunicación de voz y sistema de respuesta vocal interactivo, correo electrónico, sonido, vídeo y conferencias por Internet; mensajes de texto y mensajería instantánea.
Sin embargo y a pesar de los avances tecnológicos y organizacionales, no está claro si debemos ver el futuro del trabajo con entusiasmo o miedo. Se puede suponer que los empleos se volverán más interesantes y complejos a medida que las tareas más rutinarias son enviadas al exterior o eliminadas por la tecnología o por ejemplo que los gerentes y trabajadores serán triturados por una competitividad que deja poco espacio para la creatividad y la innovación, de acuerdo al panorama que se aprecia existen muchas concepciones tanto optimistas como pesimistas. Del lado positivo, los empleadores pueden contratar trabajadores cada vez mejor formados, y los empleos exigen cada vez más pericia.
Sin embargo, hay signos de que esta situación tiene su lado oscuro. Por ejemplo, si se observan referencias de la satisfacción laboral en Estados Unidos, se tiene que cayó en 2006 como nunca antes, sólo 47% de los trabajadores se sintió satisfecho con su trabajo en 2006. Peor aún, tras dos décadas en aumento, los salarios de los trabajadores con formación parecen haberse estancado (al menos temporalmente), tras ajustar la inflación, los sueldos y salarios en Estados Unidos de los trabajadores con al menos un diploma universitario están igual que en 2000. Esta es una desagradable sorpresa en un mundo en el que la educación es considerada la ruta al éxito.
La oficina virtual puede tener enormes ventajas competitivas, su flexibilidad y ligereza puede darle enorme capacidad a la empresa de capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnológico muy elevado. Sin embargo la técnica de Oficina Virtual también es riesgosa, ya que depende en exceso de factores psicológicos de los individuos que se ven involucrados en el proceso de implantación de la técnica. Factores tales como la necesidad de socialización, la autonomía, el desarraigo y la libertad.
En Colombia, esta técnica no esta totalmente difundida, a pesar que su nacimiento a nivel mundial viene alrededor de hace 10 años. Prueba de esto es que en el país existen aproximadamente diez empresas que aplican la oficina virtual teniendo en cuenta su filosofía, técnica y significado real. Existen muchas empresas que dicen aplicar la oficina virtual y lo que hacen es colocar una página en Internet con información corporativa, lo cual como hemos visto no es suficiente y no es oficina virtual en toda su extensión.
Nuestro país tiene una desventaja considerable, a comparación de otros países que aplican esta técnica, y es que en Colombia no existe una cultura del trabajo como lo existe en Estados Unidos o España, esta situación hace aun mas difícil la aplicación de la oficina virtual en el país, sin embargo, no es imposible, ya que la capacitación e inducción bien programada puede ayudar a nuestros trabajadores a considerar las ventajas del sistema. Por lo tanto se considera de vital importancia investigar constantemente en esta nueva forma de organización, corregir al máximo sus errores y debilidades, ya que el trabajo a distancia es la tendencia mundial y futurista, y parece inevitable que el próximo siglo la mayoría de los trabajos sean manejados virtualmente o a distancia.
Según ciertos estudios realizados, el trabajo a distancia brinda una serie de beneficios tanto a empleadores como empleados. Estos últimos se sienten mejor porque están más cerca de sus familias y hogares; además, la productividad se incrementa, pues se suele extender el horario de trabajo, no pasan tanto tiempo tratando de llegar al lugar de trabajo o en reuniones improductivas y suelen retribuirle ese tiempo a las compañías. Algunas empresas han descubierto que permitirles a los empleados trabajar a distancia mejora el rendimiento de los mismos, pero también está en juego la oportunidad de contratar al mejor talento; se trata de no conformarse con un trabajador de la zona, sino poder contratar al mejor profesional del país.
Otro beneficio es la reducción de costos porque no hay gastos por concepto de traslados o bienes raíces; los empleados pueden trabajar a distancia desde su casa, cafetería, etc, esto le puede ahorrar a una compañía millones en costos inmobiliarios.
Sin embargo, tras dichas ventajas también se ciernen ciertos riesgos. El primer problema es cómo saber si los empleados están trabajando, otro problema es cómo crear una cultura corporativa que mantenga la cohesión entre los empleados y genere un sentido de pertenencia entre gente que raramente se ve. La necesidad de una conexión física o “en vivo” con colaboradores, puede ser la causa de que el trabajo virtual sea tan poco popular, esto se debe, además, a la actitud algo anticuada de la gerencia, que no permite a las organizaciones establecer cambios, que podrían ahorrar costos y tiempo (traslado de empleados a las oficinas, etc.). Es posible que los trabajadores teman otra cosa: perder el sentido de identidad y distinción. Trabajar en un equipo supone someter las ideas a la identidad intelectual de un grupo; mientras que en un equipo virtual, las contribuciones son depositadas en una base de datos y se convierten en propiedad de la organización. De manera similar, debido a que los trabajadores virtuales están aislados de sus colegas, pierden la oportunidad de beneficiarse de las ideas y experiencias de otras personas y así renovar sus propias reservas. Los investigadores recomiendan algunas estrategias para mejorar la efectividad de estos grupos, como: el uso de medios avanzados de videoconferencia, establecer programas de tutoreo y motivar a los miembros a asistir a conferencias.
Si se tiene en cuenta que esencial y técnicamente la oficina virtual, no es más que la unión de un computador generalmente portátil, con capacidad para comunicaciones, un teléfono digital móvil, software de red, componentes multimedia y algunos programas específicos según la labor que desempeña el trabajador, cualquier empleado que cuente con estos instrumentos puede trabajar virtualmente, y además los equipos son cada vez más transnacionales: nadie está seguro de dónde está cada colega, pero lo más interesante es que a nadie le parece importar esta situación. Todos estos procesos se realizan gracias a la tecnología inalámbrica y a la Internet.
Internet es el banco de datos más grande en la actualidad; en ella podría encontrarse gran cantidad de información acerca de cualquier tema, lo que la hace de gran utilidad para maestros, estudiantes, científicos, músicos, niños y en general para cualquier persona. En la actualidad la velocidad de crecimiento de Internet es bastante grande debido a la cantidad de usuarios individuales e instituciones que se conectan día a día.
Al trabajar en Internet, es posible efectuar una infinidad de operaciones relacionadas con el manejo de la información, es decir, existe la posibilidad de establecer comunicación con cualquier lugar del planeta en donde exista un computador conectado a Internet. Pueden transmitirse archivos entre computadores, consultar información actualizada sobre algún tema determinado y mucho más.
A raíz del éxito de Internet, nace Intranet como una herramienta para las organizaciones y empresas que querían hacer uso de las ventajas que Internet brinda pero con un enfoque más interno. Esto es, una red con las mismas características de Internet a la cual sólo tiene acceso el personal de la organización, clientes de la misma, etc. Es aquí donde radica la diferencia entre estos dos tipos de redes, que en Internet el acceso a la información es público, y en Intranet se restringe a determinados usuarios.
Intranet es una nueva alternativa para las empresas que necesiten compartir información que se genera al interior de su organización. En otras palabras, es hacer uso y distribuir la información dentro de la empresa pero a la manera Internet.
El uso e implementación de la Intranet trae consigo ventajas tales como:
- Capacidad de accesar bases de datos sin importar el lugar en donde se encuentre la computadora, ni su arquitectura, ni su sistema operativo.
- Disponibilidad de la información a cualquier hora y desde cualquier lugar.
- Aprovechamiento de recursos tales como: multimedia, hipertexto y otras facilidades de la red corporativa como navegadores, herramientas de Java, etc., para desarrollar aplicaciones en la Intranet.
- Intranet es una manera rápida y eficaz para realizar transacciones internas.
- Útil en la comunicación con trabajadores, proveedores y clientes.
- Facilita a los empleados las consultas de información.
- Auxiliar eficiente en la planeación de citas y reuniones.
- Promueve el desarrollo del personal y su capacitación, así como también impulsa el trabajo en grupo.
- Es ideal para difundir información interna, tales como políticas, promociones, etc.
- Distribución de software de trabajo.
- Presentación de productos a clientes sin tener que desplazarse.
- Mensajería eficiente, por medio de correo electrónico.
Teniendo en cuenta las diversas funciones de la Internet y la Intranet se puede decir que: en la base de la empresa virtual se encuentran las comunicaciones unificadas, que combinan todo tipo de servicios de comunicación en un único servidor central que se comunica con un único programa en el ordenador del usuario. Estos servicios incluyen comunicación de voz y sistema de respuesta vocal interactivo, correo electrónico, sonido, vídeo y conferencias por Internet; mensajes de texto y mensajería instantánea.
Sin embargo y a pesar de los avances tecnológicos y organizacionales, no está claro si debemos ver el futuro del trabajo con entusiasmo o miedo. Se puede suponer que los empleos se volverán más interesantes y complejos a medida que las tareas más rutinarias son enviadas al exterior o eliminadas por la tecnología o por ejemplo que los gerentes y trabajadores serán triturados por una competitividad que deja poco espacio para la creatividad y la innovación, de acuerdo al panorama que se aprecia existen muchas concepciones tanto optimistas como pesimistas. Del lado positivo, los empleadores pueden contratar trabajadores cada vez mejor formados, y los empleos exigen cada vez más pericia.
Sin embargo, hay signos de que esta situación tiene su lado oscuro. Por ejemplo, si se observan referencias de la satisfacción laboral en Estados Unidos, se tiene que cayó en 2006 como nunca antes, sólo 47% de los trabajadores se sintió satisfecho con su trabajo en 2006. Peor aún, tras dos décadas en aumento, los salarios de los trabajadores con formación parecen haberse estancado (al menos temporalmente), tras ajustar la inflación, los sueldos y salarios en Estados Unidos de los trabajadores con al menos un diploma universitario están igual que en 2000. Esta es una desagradable sorpresa en un mundo en el que la educación es considerada la ruta al éxito.
La oficina virtual puede tener enormes ventajas competitivas, su flexibilidad y ligereza puede darle enorme capacidad a la empresa de capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnológico muy elevado. Sin embargo la técnica de Oficina Virtual también es riesgosa, ya que depende en exceso de factores psicológicos de los individuos que se ven involucrados en el proceso de implantación de la técnica. Factores tales como la necesidad de socialización, la autonomía, el desarraigo y la libertad.
En Colombia, esta técnica no esta totalmente difundida, a pesar que su nacimiento a nivel mundial viene alrededor de hace 10 años. Prueba de esto es que en el país existen aproximadamente diez empresas que aplican la oficina virtual teniendo en cuenta su filosofía, técnica y significado real. Existen muchas empresas que dicen aplicar la oficina virtual y lo que hacen es colocar una página en Internet con información corporativa, lo cual como hemos visto no es suficiente y no es oficina virtual en toda su extensión.
Nuestro país tiene una desventaja considerable, a comparación de otros países que aplican esta técnica, y es que en Colombia no existe una cultura del trabajo como lo existe en Estados Unidos o España, esta situación hace aun mas difícil la aplicación de la oficina virtual en el país, sin embargo, no es imposible, ya que la capacitación e inducción bien programada puede ayudar a nuestros trabajadores a considerar las ventajas del sistema. Por lo tanto se considera de vital importancia investigar constantemente en esta nueva forma de organización, corregir al máximo sus errores y debilidades, ya que el trabajo a distancia es la tendencia mundial y futurista, y parece inevitable que el próximo siglo la mayoría de los trabajos sean manejados virtualmente o a distancia.
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